Integritetspolicy

1. Allmänt

Denna integritetspolicy beskriver hur Telink PBX AB ("Telink") behandlar personuppgifter i samband med användning av Telinks plattform och tjänster ("Tjänsterna").

Telink behandlar personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR), tillämplig svensk lagstiftning samt denna integritetspolicy.

2. Roller enligt dataskyddslagstiftningen

I relation till personuppgifter som behandlas inom ramen för Kundens användning av Tjänsterna ("Kunddata") agerar Telink i regel som personuppgiftsbiträde på uppdrag av Kunden, som är personuppgiftsansvarig, om inte annat uttryckligen anges.

För personuppgifter som Telink behandlar för egna administrativa, avtalsmässiga, kommunikativa eller marknadsrelaterade ändamål agerar Telink som personuppgiftsansvarig.

Behandling av personuppgifter som sker i egenskap av personuppgiftsbiträde regleras genom separat personuppgiftsbiträdesavtal (DPA).

3. Kategorier av personuppgifter

3.1 Kunddata

Med "Kunddata" avses personuppgifter som Kunden eller dess användare behandlar inom Tjänsterna, såsom namn, adress, e-postadress, telefonnummer samt annan information som tillhandahålls av Kunden i samband med användning av Tjänsterna.

Personnummer behandlas endast i de fall det är nödvändigt och tillåtet enligt tillämplig lag.

3.2 Trafikdata

"Trafikdata" avser uppgifter som genereras i samband med användning av elektroniska kommunikationstjänster, såsom tidpunkt, varaktighet och tekniska uppgifter relaterade till kommunikation.

Behandling av trafikdata sker endast i den utsträckning och för de ändamål som är tillåtna enligt tillämplig lagstiftning om elektronisk kommunikation och dataskydd.

3.3 E-postdata

"E-postdata" avser innehåll och bilagor i e-postmeddelanden som behandlas genom integrationer som aktiverats av Kunden, exempelvis med Microsoft 365.

Telink lagrar som utgångspunkt inte innehållet i e-postmeddelanden på egna servrar. För tekniska ändamål kan e-postdata tillfälligt cachelagras i krypterad form i klientmiljöer. Sådan cache rensas normalt vid utloggning.

E-postdata används inte för marknadsföring eller annonsering.

3.4 Kalender- och kontaktdata

"Kalender- och kontaktdata" avser data från kalendrar och kontaktlistor i tredjepartssystem som integrerats av Kunden, exempelvis Microsoft 365 eller Google Workspace.

Telink lagrar som utgångspunkt inte sådan data på egna servrar. Tillfällig cachelagring kan förekomma i krypterad form för tekniska ändamål.

3.5 Tredjepartstjänstdata

När Kunden integrerar tredjepartstjänster kan Telink få tillgång till viss information som görs tillgänglig av tredjepartsleverantören i enlighet med Kundens instruktioner och avtal med tredjeparten.

4. Ändamål med behandlingen

Personuppgifter behandlas för följande ändamål:

• för att tillhandahålla och administrera Tjänsterna
• för att fullgöra avtal med Kunden
• för att tillhandahålla support, serviceinformation och uppdateringar
• för informationssäkerhet, felsökning och förebyggande av missbruk
• för marknadsföring och kundrelationshantering
• för att uppfylla rättsliga förpliktelser

5. Rättslig grund

Behandling av personuppgifter sker med stöd av:

• fullgörande av avtal
• rättslig förpliktelse
• berättigat intresse
• i förekommande fall samtycke

6. Säkerhet

Telink vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder i enlighet med branschstandard för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust eller otillåten behandling.

Endast behörig personal har tillgång till personuppgifter och samtliga anställda omfattas av sekretessförpliktelser.

7. Mottagare och underleverantörer

Telink kan anlita personuppgiftsbiträden och underleverantörer för att tillhandahålla Tjänsterna, inklusive IT-drift, support, analys och marknadsföring. Sådana parter åläggs genom avtal att behandla personuppgifter i enlighet med GDPR och Telinks instruktioner.

8. Registrerades rättigheter

Du har rätt att:

• få tillgång till dina personuppgifter
• begära rättelse eller radering
• begära begränsning av behandling
• invända mot behandling
• få dataportabilitet
• lämna klagomål till tillsynsmyndighet

Tillsynsmyndighet i Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

9. Cookies och analys

Telink använder cookies och liknande tekniker för att förbättra funktionalitet, analysera användning av webbplatsen och tillhandahålla relevant innehåll. När så krävs inhämtas samtycke i enlighet med gällande lagstiftning.

10. Samtalsinspelning

Telink spelar in inkommande och utgående samtal som genomförs via Telinks plattform i syfte att säkerställa kvaliteten på kundservice, support och försäljning, samt för utbildning av personal, felsökning och efterlevnad av avtal och rättsliga förpliktelser.

10.1 Rättslig grund

Behandlingen sker med stöd av berättigat intresse enligt artikel 6.1 f GDPR. Telinks berättigade intresse består i att upprätthålla och förbättra tjänstekvaliteten, säkerställa korrekt hantering av kundärenden samt utbilda personal. Telink har bedömt att detta intresse väger tyngre än den registrerades intresse av att samtalet inte spelas in, bland annat mot bakgrund av att den registrerade informeras om inspelningen innan samtalet påbörjas.

10.2 Informationsplikt

Samtalsparter informeras om att samtalet spelas in genom ett automatiskt talsvar (IVR-meddelande) innan samtalet kopplas fram. Den som inte önskar bli inspelad har möjlighet att avsluta samtalet.

10.3 Lagringstid

Samtalsinspelningar lagras i upp till 60 månader från inspelningstillfället för att möjliggöra kvalitetsuppföljning och efterlevnad under hela avtalsperioden. Om längre lagring krävs för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk kan inspelningar bevaras utöver denna period.

10.4 Lagring och säkerhet

Inspelningar lagras inom EU/EES i enlighet med GDPR. Åtkomst till inspelningar är strikt begränsad till behörig personal som omfattas av sekretessförpliktelser. Telink vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda inspelningarna mot obehörig åtkomst.

10.5 Dina rättigheter

Du har rätt att begära tillgång till, radering av eller invändning mot behandling av dina inspelade samtal i enlighet med sektion 8 ovan. Förfrågningar hanteras skyndsamt och senast inom 30 dagar.

11. Leadinfo

Telink använder leadgenereringstjänsten Leadinfo B.V. (Nederländerna) för att identifiera företagsbesök på webbplatsen baserat på IP-adress och visa relaterad, offentligt tillgänglig företagsinformation. Behandlingen sker med stöd av berättigat intresse enligt artikel 6.1 f GDPR. Möjlighet till opt-out finns via Leadinfos webbplats.

12. HubSpot

Telink använder HubSpot, en plattform för kundrelationshantering, marknadsföring och analys, för att identifiera och analysera användning av våra digitala kanaler samt för att hantera kund- och kontaktuppgifter i samband med marknads- och kundrelationer.

HubSpot kan behandla uppgifter såsom IP-adress, tekniska uppgifter om enhet och webbläsare, besöksdata, formulärinformation samt annan information som användare frivilligt lämnar.

Behandlingen sker med stöd av berättigat intresse enligt artikel 6.1 f GDPR, alternativt samtycke där så krävs enligt tillämplig lagstiftning.

HubSpot kan behandla personuppgifter utanför EU/EES. I sådana fall säkerställs att överföring sker i enlighet med GDPR, exempelvis genom standardavtalsklausuler eller andra godkända skyddsåtgärder.

Mer information om HubSpots personuppgiftsbehandling finns på: legal.hubspot.com/privacy-policy

13. Kontakt

Vid frågor om personuppgiftsbehandling, vänligen kontakta:

Telink PBX AB
Norra Långgatan 1
392 32 Kalmar
E-post: info@telink.se